今年（2022年）の1月から、改正電子帳簿保存法が施行されました。
現在は2024年1月の完全義務化までの猶予期間中ですので、この改正に対応できていないからといって大きな問題にはなりません。
しかし、再来年の１月１日からは全ての事業者が待ったなしで対応を迫られることと、もともと罰則のある規定でもあることから、この改正への早期の対応・検討は、全事業者にとっては必須事項であると言えるでしょう。
そこで、昨年の施行前にアップしたエントリーと内容は基本的に同じなのですが、完全義務化まで残り１年となるこのタイミングで、改めて、この改正のポイントとなるところを、ご説明させていただこうと思います。
＜１＞ 改正電子帳簿保存法の基礎
この法律が電子保存の対象とする帳簿書類等は、以下の３種類です。
①「総勘定元帳や現預金出納帳、仕訳帳等の帳簿」
②「契約書、注文書、請求書、納品書、レシートなどの書類」
③「電子取引の取引情報」
今回の改正で一番大きい変化があったのは、この３つのうち、③の「電子取引の取引情報」の保存についてです。
③に該当する書類は、従来は紙に印刷した形での保存も認められていました。
しかし、改正電子帳簿保存法の施行後は、これまでのような紙ベースではなく、「オリジナルの電子データ」を保存しなければならなくなりました。
一方で、①と②については、従来通り、プリンタ等で出力をした紙ベースのものをファイリングする形での保存も認められています。
ですので、ここについては、これからもこれまでと一切変わらない取扱いを続けていても、何ら問題は無いということになります。
「なる程、改正がある（あった）ことは分かったけれど、うちは「電子取引」に該当しそうなネットを使った取引はほとんどしていないし、請求書等も紙で発行し、受け取っているから電子帳簿は関係ないよ」と思われている中小事業者様も、いらっしゃるかと思います。
ですが、この、③の書類の電子保存の義務化、というのが大きな問題であり、これがあるが故に、今回の改正はほとんどの事業者にとって関係があるものとなっていると考えられています。
以下に、国税庁HPに掲載された保存方法一覧を引用してみました。
＜国税庁サイトより引用＞
では、③ に該当する取引はどのようなものなのでしょうか。
- まず、メールのやり取り、共有のネットストレージサービス（クラウドフォルダー）を介しての請求書等のやり取りが、該当します。
- また、Amazon等の通販サイトで物品等を購入した時に、そのサービスのアカウント管理ページ等から取得できる領収証等も、これに該当します。
- さらに、EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）による取引も該当します。
この中で、最後のEDIについては中小事業者でこれを行っている方は少ないのでは、と思われるかもしれません。
ですが、実際にはそうでもなかったりするのです。
代表的な例としては、印紙税や図面の印刷・郵送代の節約等のメリットがあることからゼネコン等の主導により建設業で導入が進んでいる、CI-NET (Construction Industry Network)を利用した電子見積もり・受発注システムがこれに該当します。
つまり、同システムを利用して大規模工事現場の下請けをしているような中小事業者であれば、実はEDI取引を既に行っていることになります。
これ等の取引については電磁的記録による原本の保存が完全に義務付けられることとなります。
この義務が達成されていることを事業者の側が担保するためには、以下の3つの要件を満たす環境が準備され、整えられている必要があります。
- 原本を確認する為のディスプレイやプリンタ
- 年月日・取引先・金額の3つの条件によってデータを検索することのできる機能
- 原本であることを証明する為のタイムスタンプ・訂正加除履歴の記録・事務処理規定のいずれかの整備
なお、この保存規定に違反した場合には、罰則として、青色申告事業者の承認が取り消される可能性があります。
そうなった場合には、繰越欠損金の控除などの様々な特例が使えなくなってしまいますので、該当する取引を行っている事業者は、この改正に絶対に対応しなければなりません。
また、この改正電子帳簿保存法の適用対象となる税目は法人税と所得税です。
ですから、消費税等に関しては、電磁的記録の保存がなされていないからといって仕入税額控除に使えなくなる、というようなことはありません。
＜２＞ 実務上の対応
「電子取引の取引情報」の電子保存に関する実務上の対応を、ポイントとなるであろう部分を抜粋して簡単に説明します。
１）保存媒体
まず、電磁的記録を保存する媒体の話です。
これは、外付けハードディスク（HDD）でもフラッシュメモリーでもCD－RやDVD－R等でも、どのような外部メディアでも基本的に構いません。
また、有料のサービスを利用した、Web上のクラウドサーバーへの保存でも大丈夫です（サーバーの所在地が日本国内である必要はありません）。
ただ、いかなる媒体を利用する場合においても、過去のデータを上書きしてしまったり、古いデータを削除してしまったり（データ容量の制限オーバーや保存期間の終了等で削除されてしまったり）、ということが無いようにする、という点だけは、くれぐれもご注意ください。
２）保存形式
次に、保存するデータの形式ですが、通常はPDFファイルの形で保存をするものと考えていただいて構いません。
Amazon 等の外部サイトからダウンロードできる領収証については、いつでもダウンロードが可能な状態になっていれば、自らのPC等にPDFを保存する必要は無いという話もあります。
とはいえ、それ等の外部サイトで何らかのトラブルが発生してデータが消えてしまう可能性は排除できず、安全策を取るのであれば、そのような領収証等についてもPDF化してダウンロードし、手元の記録媒体にも保存しておくことを、私としてはお勧めいたします。
また、メールでのやり取りに関しては、添付ファイルで請求書等が送付されてきた時にはその添付ファイルを、メール本文中に取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、領収書等に通常記載される取引日や取引記名、取引金額や取引内容等の事項）が記載されているようなものはそのメールの文面等そのものを、保存することになります。
従業員が自身のスマホアプリ等で経費の立替決済を行ったような時は、その領収証データを会社のPC等に転送してもらう必要があります（領収証を表示させた画面のスクリーンショットでも構わないようです）。
３）データの検索性の確保
PDFファイル等を保存し、管理する機能のあるアプリは各社から様々にリリースされています。
その中には、例えば研究者が膨大な論文資料などを管理し、必要に応じて検索を行うのに非常に便利なものも存在していますが、当然、その導入に際しては費用も発生しますので、そこが躊躇されるところです。
その一方で、改正電子帳簿保存法に則ったデータ検索機能を確保するのであれば、実際には、そのようなアプリを購入しなくても対応が可能です。
国税庁の示している例を挙げてみるならば、保存するPDFファイルについて、「2022年（令和4年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書」については「20221031_㈱国税商事_110,000」と命名する、というような一定のルールに基づいたファイル名にして、売上、仕入等の内容別、発生月別、取引先別などのフォルダーに分けて収納する形で十分なのです。
このような名前にしておけば、そのPDFを保存しているファイルにおいて、「年月日」「取引先」「金額」の各事項で検索・抽出を行うことができます。
あるいは、2022年10月の4番目のファイルということで「202210_004」というような名前にして、別途、ファイル名に対応する取引情報を一覧にした索引簿をExcel等で作成し、一緒に保存しておくという形でも構いません。
国税庁が公開している索引簿のExcelによる作成例を、下に引用してみます。
＜国税庁サイトより引用＞
ご覧になってお分かりいただいたかと思いますが、件数が多ければ多いほど、かなりの手間が必要になるものではありますが、個々の作業自体は、そこまで難しいものでは無いですよね。
請求書や領収書にデータ突合用の証憑書番号を付すのと、似たような感覚だと言えるでしょう。
４）事務処理規定の整備と備え付け
前述したように、改正電子帳簿保存法の適用に際しては、原本であることを証明する為のタイムスタンプ・訂正加除履歴の記録・事務処理規定のいずれかの整備が必要とされています。
タイムスタンプを付すことや、訂正加除履歴の記録というのは少しハードルが高いところもありますので、一般的な中小事業者であれば、改正法に対応した事業処理規定を作成するというのが、採るべき対応ということになるでしょう。
この規定を1から全て作成するとなると大変ですが、上記索引簿等と同様に、法人の場合、個人事業主の場合に分けて、国税庁が事業処理規定のひな型をWordファイルで公開していますので、実務的には、それをダウンロードして社名（屋号）等の必要箇所を訂正して使えばいいということになります。
＜国税庁サイトより引用＞
＜国税庁HPの各種規定等のサンプル公開ページ＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
＜３＞ まとめ
令和4年1月に施行され、令和6年1月からは完全義務化となる改正電子帳簿保存法は、中小企業者であっても対応に待ったなしの項目を含むものです。
実際に対応する為に必要となる作業は、個々の項目を考えればそんなに難しいものではありません。
とはいえ、保存したデータに何かしらの不足や不備があった場合や、そもそも電子保存を行わず、従来通りにプリントアウトした紙ベースの資料だけを保存していたような場合には、罰則として、青色申告の承認を取り消される可能性もあります。
ですので、形だけでも（いい加減でもいいから）対応していけばいいんだろう、というような認識だけはしないでください。
今回は、ご自分で、自社のサーバー等に電子帳簿データを保存する方向で説明を書かせていただきました。
外部サービスを利用しての保存を選択する場合は、必要となる手順、ファイル名の設定など、個々のシステムごとの入力方法、手順が存在しますので、個々のマニュアル等をご確認ください。
改正法の求める書類を、求める形で、過不足なく保存すること。
いかなる形でのデータ保存を行う場合でも、重要なのは、そこになります。
